INFORMATIVA SULLA PRIVACY

 

Informativa ex art. 13 Dlgs. 196/03 e artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali (RGPD) e richiesta di consenso per il trattamento dei dati personali

Tridentum Auto s.r.l. P.I. e C.F.  02410840223, con sede legale in Via Alto Adige, 108 – 38121 Trento – mail: tridentum@pec.it, in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali, La informa ai sensi del D.Lgs 196/03 e s.m.i. “Codice in materia di protezione dei dati personali” e del Regolamento UE 2016/679 “Regolamento Europeo” che viene effettuato il trattamento dei suoi dati personali nel pieno rispetto delle citate norme, garantendo il rispetto delle libertà fondamentali e della dignità dell’interessato, tutelando in particolare la riservatezza e la protezione dei dati. 

Si precisa che l’informativa è relativa ai dati personali forniti dall’interessato o suoi delegati e agli eventuali dati richiesti in futuro compatibilmente con le finalità a seguire riportate, ottenuti direttamente da questi o attraverso sistemi informatizzati (portali casa madre o equiparabili) dove l’interessato può rilasciare le proprie informazioni per essere successivamente contattato dalla scrivente.

Il trattamento delle informazioni che La riguardano sarà improntato ai principi di “liceità, correttezza, trasparenza, limitazione della finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, responsabilizzazione” e sarà volto alla tutela dell’integrità e della riservatezza.

Il Titolare del trattamento, per mezzo dei suoi incaricati, tratta i suoi dati personali per finalità contrattuali/precontrattuali e per le finalità a questo strettamente connesse (obblighi contabili/fiscali/analisi acquisti e vendite/analisi costi e ricavi/gestione incassi e pagamenti, gestione amministrativa e contabile del rapporto in essere, esercizio di un diritto del Titolare ecc.).

La natura specifica di alcuni dati richiesti (es. dati sensibili e/o giudiziari) ed oggetto di trattamento impone, nel rispetto delle disposizioni di legge, di richiedere il preventivo consenso scritto dell’interessato. 

In apposita sezione della presente informativa sarà definito quale tipologia di trattamento o finalità richiede il consenso espresso.

A completezza e chiarezza di quanto fornito si forniscono le seguenti informazioni:

 

1. Titolare del trattamento

Tridentum Auto s.r.l. P.I. e C.F.  02410840223, con sede legale in Via Alto Adige, 108 – 38121 Trento – mail: tridentum@pec.it. 

 

2. Modalità trattamento.

Il trattamento dei dati può/potrà essere svolto con l’ausilio di supporti cartacei e/o mediante l’utilizzo di sistemi informatici e relative apparecchiature elettroniche (anche remote con opportuni sistemi di protezione e sicurezza), a cura di soggetti incaricati appositamente ed istruiti in materia di sicurezza e trattamento dei dati, per le finalità di seguito riportate. Ulteriori trattamenti per finalità differenti saranno oggetto di apposita informativa con relativo consenso qualora dovuto in relazione alle norme cogenti.

 

3. Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

Le finalità per i quali i dati vengono raccolti sono quelli descritti di seguito:

1. gestione amministrativa, contabile e fiscale della società (fatturazione, organizzazione lavori, ecc.);
2. gestione operativa e logistica interna/esterna (consegna e/o ritiro veicoli e accessori, comunicazioni in merito allo stato delle pratiche o del lavoro);
3. preventivazione, evasione ordine, verifiche ordine, simulazione e/o richiesta o verifica finanziamenti e leasing, pratiche agevolazioni fiscali, partiche amministrative presso PRA per iscrizione, variazione e radiazione, interventi in garanzia, assicurazioni RC);
4. gestione dell’eventuale contenzioso tra le parti (reclami, inadempimenti contrattuali tra le parti;
5. archiviazione documentazione tecnico/amministrativa;
6. in relazione ad obblighi di legge tenuta della documentazione fiscale e contrattuale, comunicazioni contrattuali e di garanzia;
7. richiami di veicoli o parti di questi per interventi in garanzia su indicazione dei produttori;
8. promozione di servizi, agevolazioni ed equiparabili, quali comunicazioni aventi carattere di “marketing” per informare promozioni, agevolazioni, condizioni di offerta particolarmente vantaggiose in relazione alle preferenze del cliente, circa servizi e prodotti già acquistati presso la sede di Tridentum Auto s.r.l.;
9. comunicazioni in merito a servizi collegati al prodotto come ad esempio informazioni circa scadenze di legge o fissate dal produttore per controlli, manutenzioni periodiche, verifiche al fine di fidelizzare il cliente;

– diffusione su portali social di immagini per promozione di Tridentum Auto s.r.l., ed in particolare fotografie e solo nome senza cognome all’atto del ritiro del mezzo o del servizio, qualora richiesto o proposto da uno degli incaricati dell’organizzazione.

 

4. Comunicazione dei dati personali

I dati in nostro possesso saranno trattati da soggetti interni (incaricati e Responsabili) in relazione alle funzioni ricoperte all’interno dell’organizzazione nell’obbiettivo di perseguire le finalità sopra elencate ed in base ai rapporti tra le parti in essere. L’organizzazione ricorre inoltre a soggetti esterni alla struttura in ragione di specifiche attività legate a particolari figure professionali e/o tecniche, comportanti trattamento di dati. Tali soggetti sono nominati Responsabili esterni del trattamento e soggetti quindi agli obblighi che la normativa vigente pone in carico a questa figura.

Le categorie di destinatari sono le seguenti:

INTERNI

• Dipendenti della società o collaboratori sotto diversa forma contrattuale sotto il controllo diretto del Titolare;

ESTERNI

• Studi di consulenza fiscale (commercialisti, fiscalisti, ecc.);
• Studi di consulenza pratiche auto (agenzie pratiche auto);
• Officina autorizzata del gruppo (per manutenzioni, interventi in garanzia, tagliandi, ecc.);
• Società assicuratrici (assicurazioni RCAuto e simili);
• Società finanziarie (prestiti, finanziamenti, leasing, noleggio lungo termine);
• Azienda produttrice autoveicoli (casa madre);
• Società di consulenza per agevolazioni particolari (verifica agevolazioni fiscali).

La comunicazione ai soggetti esterni all’organizzazione sarà effettuata nei limiti delle strette necessità di dar seguito alle richieste del cliente e al corretto sviluppo del mandato ricevuto o in forza di obblighi di legge (es. tenuta contabile e fiscale società). 

Ne deriva che non tutte le categorie di soggetti citati potranno trattare i dati, ma solo le figure interne o esterne incaricate di eseguire un particolare trattamento obbligatorio, nominate responsabili esterni al trattamento (art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679).

Tutti quelli che non risultano nominati quali responsabili del trattamento dei dati sono da considerare titolari autonomi del trattamento dati. L’elenco dei responsabili del trattamento è consultabile a semplice richiesta.

 

5. Trasferimento di dati ad un paese terzo o ad organizzazioni internazionali

Il titolare del trattamento può effettuare un trasferimento di dati ad un paese terzo o ad organizzazioni internazionali in relazione alla necessità di utilizzare sistemi informatizzati della casa madre (azienda produttrice dei veicoli) la cui struttura e database può risiedere al di fuori dei confini dello stato, al fine di permettere l’evasione della richiesta dell’interessato. 

L’organizzazione presso il paese terzo ha fornito adeguate evidenze circa il rispetto di misure minime di sicurezza conformi al Codice e Regolamento UE cogenti. Maggiori informazioni in tal senso sono disponibili su richiesta attraverso i canali di comunicazioni riportati nella presente.

6. Obbligatorietà (o non) del conferimento

Il trattamento dei dati personali è ammissibile solo previo conferimento degli stessi da parte dell’interessato. Tale conferimento può essere facoltativo od obbligatorio ai sensi delle disposizioni legislative che risultano applicabili in relazione alle finalità perseguite.

In ragione del principio della “necessità” dei dati (escludendo quindi la richiesta di dati non strettamente necessari) si informa l’interessato che per le finalità riportate un suo eventuale rifiuto al conferimento comporterà di fatto l’impossibilità ad effettuare i trattamenti previsti, rendendo di fatto inattuabili le prestazioni previste dal rapporto tra le parti o l’adempimento a particolari obblighi di legge, fermo restando il consenso al loro utilizzo o meno nei casi di seguito riportati.

7. Conservazione dei dati

La Società conserva nei propri sistemi i dati personali acquisiti in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati ovvero per ottemperare a specifici obblighi normativi o contrattuali.
La conservazione dei dati raccolti, fermo restando l’esercizio dei diritti dell’interessato come indicato a seguire è esteso allo stretto tempo necessario per completare l’ordine, incarico o servizio richiesto oltre ad eventuali conservazioni di dati previsti per garanzie, richiami del produttore e in ultimo da norme dello stato o europee (Es. conservazione documenti fiscali). Le informazioni, anche di carattere sensibile che non sono più necessarie o da conservare in virtù di norme o a tutela dell’interessato saranno distrutte ovvero riconsegnate se trattasi di documenti originali, senza conservazione di copie. La conservazione dei dati per alcune finalità (finalità di marketing) oltre il termine delle restanti è ammesso solo in caso di consenso espresso e fino al momento di una richiesta di revoca o di disposizioni normative che ne modificano la possibilità di utilizzo. 

In particolare, alcuni dati possono essere conservati per un certo periodo, al fine di adempiere a obblighi contrattuali o legali, come ad esempio

I dati conferiti a seconda della finalità per la quale sono raccolti verranno conservati per il seguente periodo di tempo:

– 12 mesi per sondaggi, 24 mesi per marketing
– Clienti, 10 anni dall’ultimo rinnovo del consenso, per motivi di sicurezza e legali

Maggiori informazioni in merito ai periodi di conservazione in relazione alle varie fattispecie possono essere richieste al titolare del trattamento e ai suoi referenti attraverso i canali di comunicazione riportati nella presente informativa.

8. Profilazione e processi automatizzati

Il trattamento dei dati personali avviene inizialmente senza intervento di sistemi o processi automatizzati, successivamente e dietro espresso consenso, può essere attivato unitamente alla profilazione. Tale processo permette alla casa madre produttrice di veicoli e in ultimo alla scrivente (Se espressamente autorizzato) di effettuare il c.d. “marketing”. Per le sole finalità di cui ai punti H ed I è strutturato un sistema di profilazione dell’interessato che presta consenso, volto a individuare gli interessi o esigenze nello specifico settore automobilistico al fine di proporre servizi, offerte o informazioni pertinenti, attraverso i canali tradizionali (posta, telefono) e telematici (email, sms). 

Le comunicazioni relative a tale servizio potranno essere erogate in occasione di fatti o eventi rilevanti per il profilo dell’interessato (no mailing list o comunicazione massime periodiche). 

E’ diritto dell’interessato interrompere successivamente al consenso espresso, in qualunque momento il trattamento per le finalità H ed I derivanti dalla profilazione, ovvero di cambiarne i parametri, oltre ai restanti diritti riconosciuti dalle norme.

9.Titolare del trattamento

L’interessato potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti a Lui riservati e riportati in calce, a cui è possibile inoltrare eventuali richieste ed esercitare i diritti garantiti all’interessato ai sensi dell’art. 7 D.lgs 196/03 e degli art. da 15 a 22 del Reg. UE 2016/679 è Tridentum Auto s.r.l. P.I. e C.F.  02410840223, con sede legale in Via Alto Adige, 108 – 38121 Trento – mail: tridentum@pec.it indirizzando la richiesta al Responsabile del Trattamento, rappresentante legale di Tridentum Auto s.r.l..

10.Consenso dell’interessato al trattamento, comunicazione e diffusione dei propri dati personali.

Il sottoscritto Interessato, con la firma apposta alla presente, conferma di aver ricevuto l’informativa di cui all’art. 13 ed ai sensi dell’art. 23 del Regolamento.

– esprime il proprio consenso, barrando di seguito la casella corrispondente, al trattamento dei propri dati personali mediante comunicazione degli stessi, per le finalità operative e funzionali relative all’esecuzione del contratto di compravendita ovvero per l’effettuazione di un servizio di assistenza.
Cliente (interessato)        □ do il consenso        □ nego il consenso

_________________________________________________________________________

– esprime il proprio consenso, barrando di seguito la casella corrispondente, al trattamento dei dati, compresa la comunicazione a soggetti terzi, per le di marketing, commerciali e promozionali svolte sia attraverso mezzi automatizzati (come e-mail o telefonate senza operatore) che tradizionali (come posta cartacea).
Cliente (interessato)        □ do il consenso        □ nego il consenso

_________________________________________________________________________

– esprime il proprio consenso, barrando di seguito la casella corrispondente, al trattamento dei dati, compresa la comunicazione a soggetti terzi, per le finalità di rilevazione indagini di mercato.
Cliente (interessato)        □ do il consenso        □ nego il consenso

_________________________________________________________________________

Diritti dell’interessato (art. 7 Codice e art. da 15 a 22 Reg. UE )

L’interessato può esercitare i seguenti diritti, fermo restando ogni particolare obbligo a cui l’organizzazione è tenuta adempiere ai sensi del Codice e del Regolamento UE e di altre disposizioni legislative che regolano la gestione di particolari dati personali:

1. 1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. 2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

1. dell’origine dei dati personali e le categorie;
2. delle finalità e modalità del trattamento, nonché della durata della conservazione;
3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato;
5. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza nel territorio dello Stato, Unione Europea o paesi terzi , quali responsabili o incaricati e di ricevere informazioni circa garanzie adeguate nel trasferimento e trattamento.

3. 3. L’interessato ha diritto di ottenere:

1. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
2. la cancellazione (diritto all’oblio), la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, fatti salvi obblighi di natura normativa o di tutela dell’interessato e in particolare in caso di trattamenti illeciti;
3. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. 4. L’interessato ha diritto di opporsi o di limitare, in tutto o in parte:

1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
2. al trattamento di dati personali che lo riguardano riferiti a processi automatizzati o derivanti da profilazione (fatti salvi obblighi di natura contrattuale stipulati tra le parti), con particolare riguardo alle finalità di marketing e simili.

5. 5. L’interessato ha diritto inoltre di:

1. porre un reclamo formale a un’autorità di controllo (maggiori informazioni su www.garanteprivacy.com);
2. qualora non sia raccolti direttamente presso l’interessato, tutto le informazioni disponibili sulla loro origine;
3. ricevere copia dei dati conservati nei limiti della tutela dei diritti e libertà altrui;
4. a richiedere la portabilità dei dati, dove la natura del trattamento lo renda tecnicamente fattibile.

Maggiori informazioni possono essere reperite presso il titolare del trattamento o consultando gli articoli delle norme di riferimento citate.

Informativa aggiornata al 28.03.2019